• /

Какие документы о перелете нужны, если едешь в командировку

Какие документы о перелете нужны, если едешь в командировку

21 января
12 мин
121
В командировке мы обычно думаем о рабочих делах, но не стоит забывать и о документах. Паспорт, билет и другие важные бумаги — все это необходимо, чтобы поездка прошла успешно. А еще работнику потребуется маршрутная квитанция и посадочный талон, чтобы отчитаться о расходах на работе. Рассказываем все самое важное о документах в служебной командировке.
Документы, которые нужно взять с собой

При подготовке к командировке важно правильно собрать все необходимые документы, чтобы избежать неожиданных проблем в аэропорту. Основные бумаги для перелета работника — это паспорт и билет. Без них вас на рейс не пустят. Разберемся, на что нужно обратить внимание.

Паспорт: внутренний или заграничный
Даже если вы едете в командировку по России, билет можно оформить не только на внутренний паспорт, но и на заграничный. Это удобно, если российский паспорт на переоформлении или недоступен по другим причинам. В любом случае, проверьте срок годности документов: паспорт должен быть действительным на момент поездки. Убедитесь также, что он не поврежден и не испорчен.
Если работник летит в другую страну, заграничный паспорт — обязательный документ. Важно убедиться, что он действителен не только на время поездки, но и в течение 3–6 месяцев после возвращения. Если вдруг срок действия паспорта подходит к концу, заранее позаботьтесь о его замене.

Билет: бумажный или электронный
Сегодня можно лететь как с бумажным, так и с электронным билетом — это не играет существенной роли. Многие работники покупают билеты онлайн, поскольку это быстрее и удобнее: их можно сохранить на смартфоне, не переживая о том, что где-то забудешь или потеряешь бумажный вариант.
Электронный билет при желании можно распечатать в любом удобном месте — дома, в офисе или даже в аэропорту на стойке саморегистрации.
Документы для отчетности по командировке

Чтобы подтвердить расходы, связанные с поездкой, по возвращении из служебной командировки необходимо предоставить на работу ряд документов. Согласно письму Министерства финансов РФ от 01.02.2011 №03-03-07/1, для подтверждения расходов на билет нужна маршрут-квитанция, чек об оплате и оригинал посадочного талона с отметкой о прохождении контроля. Разберем подробнее, как получить эти документы и что делать, если что-то потерялось.

Маршрутная квитанция
Маршрутная квитанция содержит подробную информацию о рейсе, включая дату, время вылета, маршрут, данные пассажира. После покупки билета на сайте или в мобильном приложении авиакомпании Utair квитанция автоматически отправляется на электронную почту, указанную при оформлении. Этот документ нужно обязательно сохранить для отчетности.
Если квитанция утеряна, не беспокойтесь. Ее легко восстановить. В авиакомпании Utair вы можете написать в чат поддержки или самостоятельно найти документ в сервисе «Управление билетом» на сайте Utair. Просто распечатайте маршрутную квитанцию еще раз.

Посадочный талон
Посадочный талон выдается на стойке регистрации или может быть распечатан в киосках самообслуживания в аэропорту. Он подтверждает, что пассажир прошел регистрацию и сел на рейс. Это важный для отчетности документ, поскольку он доказывает, что вы действительно совершили перелет.
После завершения рейса посадочный талон в случае его потери повторно не выдается. Но если неприятность произошла, в авиакомпании Utair вы можете заказать справку о перелете. Эта услуга платная, зато такая справка заменяет посадочный талон для отчетности.

Чек
Чек об оплате — это еще один документ, который потребуется, чтобы подтвердить расходы на покупку билета и дополнительных услуг. Как и маршрутная квитанция, он автоматически отправляется на электронную почту после оплаты через сайт или мобильное приложение авиакомпании. Если чек был утерян, запросите его через чат поддержки Utair. Также можно использовать сервис «Заказ дубликата чека» на нашем сайте.
Чек содержит информацию о стоимости билета, а также обо всех дополнительных услугах, таких как багаж или выбор места. Этот документ необходимо сохранить вместе с другими для корректного предоставления отчетности по служебной командировке.

Советы по организации документов

Правильное документов для командировки сделает процесс отчетности проще и предотвратит неприятности, связанные с потерей важных бумаг. Чтобы не искать нужные документы в последний момент и не волноваться об их сохранности, воспользуйтесь нашими советами.
  • Создайте электронную папку для документов. После покупки билетов маршрутную квитанцию, чек и все связанные с поездкой документы лучше сразу сохранить в отдельную папку на компьютере или в облачном хранилище. Так они будут под рукой в любой момент, даже если почта окажется недоступной или информация потеряется. Это также удобно, если документы нужно будет срочно распечатать или отправить в бухгалтерию.
  • Храните бумажные документы в одном месте. Для бумажных документов, таких как паспорт, посадочный талон и распечатанная маршрутная квитанция, подойдет небольшая папка, кейс или файл. Это поможет избежать их случайной потери или повреждения. Такая папка легко помещается в ручную кладь, и все важные бумаги всегда будут рядом.
  • Используйте приложение авиакомпании. В Utair вся информация о ваших перелетах хранится в личном кабинете. Вы всегда можете распечатать билет или маршрутную квитанцию повторно, запросить копию чека или оформить нужную справку. Также в приложении удобно подключать дополнительные опции — например, если вам нужно провезти больше багажа или хочется выбрать самое комфортное место на борту.
  • Делайте копии документов. Их нужно хранить отдельно от оригиналов, чтобы в случае утери или кражи было легче восстановить документы. Электронные копии можно загрузить в облако, а бумажные — положить в отдельное место багажа.
  • Уточняйте детали перед полетом. Перед тем как отправиться в аэропорт, убедитесь, что все документы при вас и они в порядке: паспорт действителен, билет куплен на нужную дату, а все чеки получены и сохранены. Это сэкономит время и нервы при регистрации и позволит сосредоточиться на самой командировке.
Правильная организация документов не только упрощает процесс поездки, но и избавляет от множества потенциальных проблем, которые могут возникнуть в дороге и на работе. Подготовьтесь к служебной командировке, чтобы ваш бухгалтер был доволен идеальной отчетностью о расходах. А об удобных билетах на самолет позаботится Utair.
Все рейсы авиакомпании Utair
Подпишитесь на новые статьи
Присылаем 1 раз в месяц,
Только новое и популярное